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MINISTERIO DE JUSTICIA SUBSECRETARIA DE JUSTICIA
DO 2008
APRUEBA REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DEL INCREMENTO POR DESEMPEÑO INSTITUCIONAL DEL ARTÍCULO 4 BIS DE LA LEY N° 19.531
Santiago, 26 de diciembre de 2007.- Hoy se decretó lo que sigue:
Núm. 913.- Vistos: Lo dispuesto en los artículos 32 N° 6 y 35 de la Constitución Política de la República, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto supremo N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en el decreto ley N° 3.346, de 1980, que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia; en el decreto N° 1.597, de 1980, que establece el Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia; en la ley N° 19.531, de 1997, del Ministerio de Justicia, que reajusta e incrementa las remuneraciones del Poder Judicial; modifica el decreto ley N° 3.058, de 1979; crea el departamento de Recursos Humanos en la Corporación Administrativa del Poder Judicial, y modifica el Código Orgánico de Tribunales, modificada por la ley N° 20.224, de 2007, y lo dispuesto en la resolución N° 520, de 1996, de la Contraloría General de la República, y sus posteriores modificaciones.
Considerando: Que con fecha 13 de octubre de 2007, se publicó en el Diario Oficial la ley N° 20.224, que modifica la ley N° 19.531, y concede beneficios que indica al personal del Poder Judicial, de la Academia Judicial y de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, en cuyo articulado se dispone la expedición, por parte del Ministerio de Justicia, de las normas reglamentarias necesarias para la aplicación del incremento por desempeño institucional contenido en el artículo 4° bis de la ley N° 19.531,
Decreto:
Apruébase el siguiente reglamento, que regula la aplicación del incremento por desempeño institucional a que se refiere el artículo 4° bis de la ley N° 19.531, modificada por la ley N° 20.224:
Artículo 1°.- Establécense las siguientes normas para la aplicación del incremento por desempeño institucional contemplado en el artículo 4° bis de la ley N° 19.531.
TÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 2°.- Para efectos del presente reglamento se entenderá por Institución la Corporación Administrativa del Poder Judicial, la Academia Judicial y las unidades organizacionales del Poder Judicial a las que puedan ser aplicables metas de eficiencia comunes.
La Comisión Resolutiva Interinstitucional a que se refiere el artículo 5° de la ley N° 19.531, en adelante la Comisión, deberá anualmente definir las unidades organizacionales a las cuales les puedan ser aplicables metas de eficiencia comunes, teniendo para ello en consideración las características básicas de las funciones que desempeñaren a lo menos durante los seis meses previos a la formulación de Metas de Eficiencia Institucional o criterios orgánicos, de carga de trabajo o territoriales, entre otros.
Atendido estos criterios, la Comisión deberá establecer respecto de las unidades a que se refiere el inciso anterior distintas metas o distintos grados de avance para una misma Meta de Eficiencia Institucional.
Cada unidad organizacional deberá designar un responsable para efectos tales cono los señalados en los artículos 15, 16, 19, 21, 22 y 28 de este reglamento.
Artículo 3°.- El desarrollo de las Metas de Eficiencia Institucional se define como un ciclo que comprende las siguientes etapas:
a) Formulación de Metas de Eficiencia Institucional. Corresponde al proceso que tiene por objeto que cada una de las Instituciones proponga sus metas para el año siguiente. Este proceso se inicia con la preparación y aprobación, por parte de la Comisión, de un Programa Marco sobre la base del cual cada institución formula sus Metas de Eficiencia Institucional. Asimismo, dicha Comisión define y aprueba las instituciones o unidades organizacionales a las que puedan ser aplicables metas de eficiencia comunes. El proceso finaliza con la formalización del Acuerdo de Eficiencia Institucional que establece las metas a comprometer por las instituciones para el año siguiente.
b) Ejecución y Seguimiento de Metas de Eficiencia Institucional. Corresponde al proceso de implementación de las metas de eficiencia institucional comprometidas y el seguimiento de las acciones necesarias para cumplirlas. En dicho proceso participan, en lo que corresponda, las instituciones, la Secretaría Técnica y la Comisión.
c) Evaluación de Metas de Eficiencia Institucional. Corresponde al proceso que tiene por objeto determinar el grado de cumplimiento global de las metas establecidas en el Acuerdo de Eficiencia Institucional y el porcentaje de incentivo institucional que corresponda recibir a cada uno de los funcionarios de las respectivas instituciones. Este proceso se inicia con la preparación de las bases técnicas de la licitación, por parte de la Secretaría Técnica para su posterior aprobación por la Comisión, así como la selección de la entidad evaluadora externa, y cada uno de los hitos contemplados en los títulos IV y V del presente reglamento.
Artículo 4°.- Las notificaciones que procedan con ocasión de lo dispuesto en este reglamento podrán efectuarse a través de cualquier medio que permita tener constancia fehaciente de su recepción. En especial, éstas podrán realizarse a través de medios electrónicos o bien de los canales de información a que se refiere el artículo 27° del presente reglamento.
TÍTULO II
De la formulación de las Metas de Eficiencia
Institucional
Artículo 5°.- Las instituciones, a través de la Secretaría Técnica a que se refiere el artículo 5° inciso 2° de la ley N° 19.531, propondrán anualmente a la Comisión, las Metas de Eficiencia Institucional para el año siguiente, las que especificarán metas de gestión y de calidad de los servicios proporcionados a los usuarios, con sus respectivos indicadores, ponderadores y mecanismos de verificación o instrumentos de similar naturaleza que permitan la medición de su grado de cumplimiento, todo ello sobre la base de un Programa Marco.
Artículo 6°.- El Programa Marco a que se refiere el artículo anterior, será aprobado anualmente por la Comisión y en él se señalarán las áreas prioritarias a desarrollar por las instituciones.
Será responsabilidad de la Comisión velar por la calidad técnica, la coherencia con las áreas prioritarias y el nivel de exigencia que involucre el logro de las Metas de Eficiencia Institucional.
Artículo 7°.- Aprobada la Ley de Presupuestos del Sector Público para el año siguiente, la Comisión ajustará las Metas de Eficiencia Institucional, analizando su pertinencia con las prioridades institucionales, así como su correspondencia y consistencia con los recursos financieros contemplados en el presupuesto de las instituciones y con las áreas prioritarias establecidas en el Programa Marco.
Dichas Metas deberán quedar refrendadas en el respectivo acuerdo anual que suscribirán con las instituciones, a más tardar el 31 de diciembre de cada año, el Ministro de Justicia y el Ministro de Hacienda, conjuntamente con los restantes representantes de la Comisión.
El período de ejecución de las Metas de Eficiencia Institucional corresponderá al comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año.
Artículo 8°.- Respecto de aquellas metas comprometidas que importen un mejoramiento continuo, en cada formulación no se podrán comprometer metas específicas menos exigentes que las establecidas o logradas en los períodos anteriores, salvo que existan causas justificadas, las que serán evaluadas y aprobadas por la Comisión, a solicitud de las instituciones o unidades organizacionales.
Artículo 9°.- Excepcionalmente, durante el período de ejecución, las Metas de Eficiencia Institucional podrán ser revisadas o reformuladas en la medida que en dicho período se presenten causas externas calificadas y no previstas, que limiten seriamente su logro o bien se produzcan reducciones en el presupuesto destinado a financiar ítems relevantes para su cumplimiento.
La calificación de las referidas causas, posterior a su revisión o reformulación de las metas y sus plazos, será realizada por la Comisión, previa solicitud de modificación enviada por la Institución o unidad organizacional a la Secretaría Técnica para que la someta a la aprobación de la Comisión, a través de un acuerdo modificatorio del existente.
Artículo 10°.- Los acuerdos que adopte la Comisión en lo relativo a la aprobación del Programa Marco y la formulación de Metas de Eficiencia Institucional serán enviados, por la Secretaría Técnica, a la Corte Suprema para que sean formalizados a través de Auto Acordado, en cumplimiento de lo dispuesto en la letra d) del inciso tercero del artículo 5° de la ley N° 19.531. Igualmente, la Secretaría Técnica deberá remitir, en tanto hayan sido adoptados, copia de dichos acuerdos a los Ministerios de Hacienda y Justicia para los fines que sean pertinentes.
TÍTULO III
De la medición y ponderación de las Metas de
Eficiencia Institucional
Artículo 11°.- Los acuerdos a que se refiere el artículo 7° precedente deberán contener, respecto de cada meta que se fije, su respectivo indicador o instrumentos de similar naturaleza, un ponderador y un mecanismo de verificación que permita la medición de su grado de cumplimiento, así como el cumplimiento de los acuerdos y plazos que se desprendan del referido proceso.
Artículo 12°.- Las metas deberán ser priorizadas por las instituciones de acuerdo con su importancia para el logro de las áreas prioritarias definidas. Para estos efectos, se clasificarán en Metas de Alta Prioridad, Metas de Mediana Prioridad y Metas de Menor Prioridad.
Cada meta de Alta Prioridad no podrá tener una ponderación inferior a una de Mediana Prioridad y, a su vez, cada meta de Mediana Prioridad no podrá tener una ponderación inferior a una meta de Menor Prioridad.
La institución deberá presentar, para cada año, al menos una meta para cada una de las prioridades establecidas, sin que la de menor prioridad pueda tener una ponderación inferior a un 5 por ciento.
Artículo 13°.- Sin perjuicio de los grados de cumplimiento exigidos globalmente para toda la institución, podrán establecerse porcentajes mínimos de cumplimiento para cada una de las metas comprometidas; de no lograrse dicho mínimo, el grado de cumplimiento de esa meta particular será igual a cero.
TÍTULO IV
De la evaluación del grado de cumplimiento
Artículo 14°.- La evaluación del grado de cumplimiento de las Metas de Eficiencia Institucional será efectuada por una entidad evaluadora externa seleccionada por la Comisión, con cargo a los fondos del presupuesto anual de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, previa licitación pública convocada por el Consejo Superior de dicha Corporación.
Excepcionalmente, en caso que no se hubieren presentado oferentes, dicha evaluación podrá ser encomendada a personas naturales, previo proceso de licitación de conformidad con lo señalado en el inciso anterior.
Artículo 15°.- A fin de llevar a cabo el proceso de evaluación a que se refiere el artículo anterior, a más tardar el 10 de enero de cada año, los responsables de las instituciones deberán informar a la entidad evaluadora externa o personas naturales, en su caso, respecto del grado de cumplimiento de las metas establecidas en el Acuerdo de Eficiencia Institucional a que se refiere el artículo 7° del presente reglamento.
Los informes deberán contener como mínimo la cifra efectiva alcanzada para cada una de las metas comprometidas al 31 de diciembre del año anterior, además de la fundamentación que explique las principales desviaciones respecto de las metas planteadas.
Dichos antecedentes deberán ser remitidos a la entidad evaluadora externa, a través de la Secretaría Técnica, la que deberá asegurar la oportuna entrega de los antecedentes recepcionados a fin de garantizar el cumplimiento del plazo señalado en el inciso precedente.
Artículo 16°.- A más tardar el 10 de febrero de cada año la entidad evaluadora externa remitirá a la Secretaría Técnica un informe de evaluación respecto del grado de cumplimiento de las Metas establecidas en el Acuerdo de Eficiencia Institucional, el cual dicha Secretaría deberá poner en conocimiento de la Comisión y notificar a los responsables de las instituciones, a más tardar el 18 de febrero de cada año, a través de los medios a que se refiere el artículo 4° del presente reglamento.
Artículo 17°.- La Comisión, a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes, contados desde el vencimiento del plazo para reclamar que tienen aquellas instituciones o unidades organizacionales que pertenezcan a algún Tribunal del Poder Judicial en el que opere el feriado de vacaciones, según se establece en el artículo 19°, sobre la base de la información enviada por la entidad evaluadora, certificará el porcentaje de cumplimiento por cada institución, conforme a las prioridades y ponderaciones que se hubieren establecido, señalando el grado de cumplimiento global de la institución, respecto del período de ejecución inmediatamente anterior y el porcentaje del componente institucional del bono de modernización a que alude la letra b) del artículo 4° de la ley 19.531 que le corresponderá recibir durante el año respectivo.
Con todo, de operar los procedimientos de reclamación contemplados en el Título V del presente reglamento, el plazo establecido en el inciso anterior se extenderá hasta el 15 de marzo de cada año.
El grado de cumplimiento de cada meta se determinará comparando la cifra efectiva, alcanzada al 31 de diciembre del año respectivo, con la cifra comprometida en el Acuerdo de Eficiencia Institucional. El valor máximo que podrá alcanzar el grado de cumplimiento de una meta será igual a 100 por ciento.
El grado de cumplimiento global de la institución se calculará multiplicando el grado de cumplimiento de cada meta, determinado de acuerdo al inciso anterior, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego cada uno de esos resultados parciales.
Artículo 18°.- Tomando en consideración el grado de cumplimiento de las metas previamente certificado de conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, la Comisión fijará los porcentajes de incentivo que corresponda percibir a los funcionarios de cada institución, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso 3° del artículo 4° bis de la ley N° 19.531.
Los acuerdos que adopte la Comisión, en lo relativo a la certificación del cumplimiento de las Metas de Eficiencia Institucional, serán enviados por la Secretaría Técnica a la Corte Suprema para que sean formalizados a través de Auto Acordado, en cumplimiento de lo dispuesto en la letra d) del inciso tercero del artículo 5° de la ley N° 19.531. Igualmente, la Secretaría Técnica deberá remitir, en tanto hayan sido adoptados, copia de dichos acuerdos a los Ministerios de Hacienda y Justicia para los fines que sean pertinentes.
TÍTULO V
De las reclamaciones
Artículo 19°.- En caso que el responsable de la institución o unidad organizacional discrepe de los resultados de la evaluación efectuada por la entidad evaluadora externa de que tratan los artículos 14° precedente y siguientes, podrá reclamar ante la Comisión a más tardar dentro de los 4 días hábiles siguientes a la notificación de la referida evaluación, a través de la Secretaría Técnica. La Comisión deberá resolver los reclamos a más tardar el 15 de marzo de cada año, acogiéndolos o desechándolos.
Con todo, en caso que la institución o unidad organizacional pertenezca a algún Tribunal del Poder Judicial en el que opere el feriado de vacaciones, de acuerdo a lo establecido en el artículo 313 del Código Orgánico de Tribunales, el plazo para reclamar se extenderá hasta el cuarto día hábil siguiente al término del feriado de vacaciones de cada año.
En caso que el reclamo no fuere acogido por la Comisión, las instituciones o unidades organizacionales podrán apelar a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes, contados desde la notificación de la resolución del reclamo, ante la Corte Suprema, la que resolverá en última instancia.
Copia de la resolución de la apelación deberá ser remitida por la Secretaría Técnica a la Comisión al día siguiente de su dictación, así como a los Ministerios de Hacienda y Justicia para los fines que sean pertinentes.
Artículo 20°.- Las reclamaciones y apelaciones a que se refiere el artículo anterior deberán efectuarse por escrito, consignando de manera clara y precisa las razones en las que se funda y las peticiones concretas que se sometan a decisión, acompañando los antecedentes de respaldo que corresponda. Para este efecto existirán formularios tipo.
TÍTULO VI
De los mecanismos de control y apoyo
Artículo 21°.- Sin perjuicio de lo señalado en los artículos anteriores, el responsable de la Institución deberá efectuar una evaluación permanente de las Metas de Eficiencia Institucional, así como de generar los mecanismos internos que permitan su adecuado control y seguimiento.
Artículo 22°.- El responsable de cada institución o unidad organizacional será, asimismo, responsable de la exactitud de la información sobre cumplimiento de las Metas de Eficiencia Institucional que se comunique a la Comisión y a la entidad evaluadora externa.
Artículo 23°.- La Comisión y la entidad evaluadora podrán solicitar los documentos y antecedentes de respaldo necesarios para comprobar la exactitud de la información proporcionada por las instituciones.
TÍTULO VII
De la Comisión Resolutiva Interinstitucional
Artículo 24°.- La Comisión estará conformada por un Ministro de la Corte Suprema, el Ministro de Justicia o el funcionario a quien éste designe, el Ministro de Hacienda o el funcionario a quien éste designe, y dos representantes de las Asociaciones Gremiales del Poder Judicial que, según su número de afiliados, posean mayor representatividad. Esta Comisión será presidida por el Ministro de la Corte Suprema que la integra.
Actuará como Secretaría Técnica de la Comisión el Director de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, el cual sólo tendrá derecho a voz.
La Comisión tendrá las siguientes funciones:
a) Formular y aprobar anualmente el Programa Marco y sus modificaciones.
b) Definir anualmente las instituciones que formulen Metas de Eficiencia Institucional.
c) Determinar anualmente las Metas de Eficiencia Institucional sobre la base de las propuestas formuladas por las instituciones.
d) Aprobar las modificaciones a las Metas de Eficiencia Institucional propuestas por las instituciones, cuando durante el período de ejecución se presentaran causas externas calificadas y no previstas, que limitaran seriamente sus logros o bien se produjeran reducciones en el presupuesto destinado a financiar ítems relevantes para su cumplimiento.
e) Ejecutar todas las acciones que demande la formulación, evaluación y seguimiento de las Metas de Eficiencia Institucional y, en general, la adecuada aplicación del reglamento.
f) Aprobar las bases técnicas de licitación, los términos de referencia y toda otra información relevante para la contratación de la entidad evaluadora externa, elaboradas por la Corporación Administrativa del Poder Judicial.
g) Seleccionar a la entidad evaluadora externa.
h) Resolver los reclamos que las instituciones presenten respecto del resultado de las evaluaciones realizadas por la entidad evaluadora externa.
Artículo 25°.- El quórum para sesionar será por simple mayoría. No obstante lo anterior, los acuerdos se adoptarán por las cuatro quintas partes de sus miembros.
Artículo 26°.- La Secretaría Técnica tendrá las funciones que se señalan en el artículo 28° del presente reglamento; además, notificará al responsable de cada institución o unidad organizacional el resultado de la evaluación efectuada por la entidad evaluadora externa y apoyará a la Comisión en todas aquellas tareas que demande la formulación, evaluación y seguimiento de las Metas de Eficiencia Institucional.
Artículo 27°.- Con el objeto de facilitar el proceso de formulación, ejecución, seguimiento, evaluación y reclamos sobre el cumplimiento de las Metas de Eficiencia Institucional de las distintas instituciones, la Secretaría Técnica implementará canales confiables de información y comunicación, sean éstos electrónicos (aplicaciones web, formularios web, correo electrónico, todos ellos de preferencia acordes con las normas establecidas en la ley N° 19.799) o no electrónicos (oficios, circulares, instrucciones, cartas, memorandos), en los que quede constancia del envío, recepción, aprobación u observaciones al proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de cumplimiento de las Metas, o bien de los reclamos sobre los resultados de la evaluación efectuada por la entidad evaluadora, así como de los remitentes de dicha información o de quienes los representen, pudiendo extenderse, en su caso, las constancias que emanen de dichos procesos.
Los canales confiables de información y comunicación deberán ser aprobados por la Comisión, previo a su implementación.
TÍTULO VIII
De los mecanismos de participación de los funcionarios
Artículo 28°.- La Secretaría Técnica recibirá y transmitirá a la Comisión la opinión técnica que sobre materias de su competencia formulen los representantes de las asociaciones gremiales del Poder Judicial de carácter nacional que no se encuentren representadas en la Comisión.
El responsable de la institución o unidad organizacional informará de la propuesta a los funcionarios de los distintos niveles de su organización, así como de los resultados de la evaluación.
Asimismo, el responsable de la institución o unidad organizacional utilizará las instancias de carácter consultivo e informativo, ya sea a través de buzones, correos electrónicos, avisos en lugares visibles y de fácil acceso u otro medio análogo que permita recoger comentarios, sugerencias y alcances que formulen los funcionarios, a través de las asociaciones gremiales, si las hubiere, tanto en las etapas de formulación, como de evaluación de las Metas de Eficiencia Institucional. Todas las sugerencias y comentarios serán derivados a la Secretaría Técnica.
TÍTULO IX
Disposición final
Artículo 29°.- Salvo disposición en contrario, los plazos de días establecidos en el presente reglamento, serán de días hábiles, entendiéndose inhábiles los sábado, domingo y festivos.
Cuando el último día de un plazo sea inhábil, éste se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.
Tómese razón, anótese, refréndese, publíquese y archívese.- MICHELLE BACHELET JERIA, Presidenta de la República.- Carlos Maldonado Curti, Ministro de Justicia.- Andrés Velasco Brañes, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Decio Mettifogo Guerrero, Subsecretario de Justicia (S).
