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MINISTERIO DE JUSTICIA SUBSECRETARIA DE JUSTICIA
DO 2014
Ministerio de Justicia
APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES PARA LOS/AS FUNCIONARIOS/AS DE LA SECRETARÍA Y ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA
Santiago, 29 de julio de 2013.- Hoy se decretó lo que sigue:
Núm. 519.- Vistos: Estos antecedentes y lo dispuesto en el decreto N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia que Fija el Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Constitución Política de la República de Chile; en el DFL N° 1/19.653, de 2000, que Fija el Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en el DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que Fija el Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; en el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, que Aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo; en el decreto ley N° 3.346, de 1980, que Fija el Texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia; en el decreto N° 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia, y en el decreto supremo de Justicia N° 963, de 2001, que Aprueba Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia; en la resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1. Que, la Administración Central del Estado ha estimado necesario que los Servicios Públicos dicten sus propios Reglamentos Especiales de Calificaciones, de acuerdo a las características y necesidades institucionales, además de la realidad propia de cada organización.
2. Que, la elaboración de un nuevo Reglamento Especial de Calificaciones del Ministerio de Justicia, resulta necesaria para el fortalecimiento de la gestión de las personas, con la consecuente mejora de la gestión institucional.
3. Que, en este sentido, se procura avanzar hacia la instalación de dispositivos que permitan planificar, dar seguimiento, y evaluar todo el Ciclo del Desempeño Individual de los/as funcionarios/as, propendiendo de esta forma, a la mejora en la Gestión del Desempeño.
4. Que, en la actualidad los/as funcionarios/as de esta Cartera de Estado se rigen por el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que Aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo, complementado por el decreto supremo N° 963, de 2001, del Ministerio de Justicia, que Aprueba Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia.
5. Que, el presente Reglamento busca actualizar las directrices en esta materia, asegurando un Ciclo de Desempeño Funcionario eficaz y eficiente, sustentado en los principios de probidad, igualdad, accesibilidad y participación de todos los actores intervinientes en el proceso.
Decreto:
1.- Apruébase el Reglamento Especial de Calificaciones para los/as Funcionarios/as de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, cuyo texto es el siguiente:
Artículo 1°: A fin de optimizar el Sistema de Administración de los Recursos Humanos del Ministerio de Justicia, la principal tarea de la Evaluación del Desempeño será el desarrollo de la Gestión del Desempeño Funcionario, con el objetivo de potenciar la mejora en el quehacer individual del personal, que conlleve, a su vez, el fortalecimiento de la gestión institucional.
Artículo 2°: El Período de Calificación comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1 de marzo al 28 o 29 de febrero del año siguiente, según corresponda, el que se conformará de la siguiente manera:
- 15 últimos días de marzo, establecimiento de Compromisos de Desempeño Individual.
- 15 primeros días de abril, notificación por parte de las jefaturas a los funcionarios sobre los Compromisos de Desempeño Individual.
- 15 últimos días de junio, primer Proceso de Retroalimentación, que evalúa los Compromisos de Desempeño Individual tomados al inicio del período.
- 15 primeros días de septiembre, notificación de Informe de Desempeño que abarca el período de evaluación, desde el 1 de marzo al 31 de agosto.
- 15 últimos días de noviembre, segundo Proceso de Retroalimentación, que evalúa los Compromisos de Desempeño Individual establecidos durante el período.
- 10 primeros días de marzo del año siguiente para efectuar la precalificación, previo a la Calificación de la Junta Calificadora.
Artículo 3°: El Proceso de Retroalimentación del Desempeño se efectuará en dos ocasiones, como se indica en el artículo anterior. Este instrumento se utilizará como insumo para mejorar el desempeño, en base al establecimiento de Compromisos de Desempeño Individual que permitan mejorar el rendimiento.
Artículo 4°: Dentro de la Evaluación del Desempeño se manejará una tabla de calificación, la que se compone en factores y subfactores, cada uno de los cuales tiene asignada una determinada nota, de acuerdo a la siguiente escala:
Artículo 5°: En base a lo anterior, la Evaluación del Desempeño considerará:
a) La asignación de cada nota de manera fundada, de acuerdo al desempeño observado en el respectivo Período de Calificación.
b) Cada nota asignada deberá expresarse en números enteros, a fin de multiplicarla por el coeficiente establecido.
c) El puntaje de cada factor a evaluar será la sumatoria de los puntos obtenidos en cada subfactor.
d) El puntaje de cada subfactor será la multiplicación de la nota asignada por el coeficiente indicado en el artículo 7° de este Reglamento.
e) El puntaje final corresponderá a la sumatoria de los puntajes obtenidos en cada factor, el que deberá expresarse con dos decimales, debiendo aproximarse a la centésima superior cuando la milésima sea igual o superior a cinco (5), la que finalmente determinará la ubicación del funcionario en las listas de calificación establecidas para estos efectos.
Artículo 6°: Factores y Subfactores. La calificación del personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia considerará la evaluación de los siguientes factores y subfactores:
1. Factor Rendimiento: Entendiendo éste como la relación que existe entre la cantidad y la calidad del trabajo ejecutado durante el Período de Calificación, en relación con los Compromisos de Desempeño Individual. Este factor ha sido dividido en dos (2) subfactores:
1.1. Planificación y Organización del Trabajo: Se refiere a la capacidad de el/la funcionario/a para establecer planes y metas que abarquen los Compromisos de Desempeño Individual, teniendo la capacidad de anticiparse a potenciales situaciones que atenten al cumplimiento de los mismos, preocupándose de las prioridades y responsabilidades, además del uso eficiente de los recursos otorgados por esta institución.
1.2. Cumplimiento, Calidad y Oportunidad del Trabajo: Cumplimiento del trabajo, en relación a los Compromisos de Desempeño Individual definidos con la jefatura en cada Proceso de Retroalimentación, así como con otras personas de la Organización. La calidad del trabajo dice relación con la observancia de los estándares de trabajo establecidos y la oportunidad del trabajo, tiene que ver con la realización pertinente de las labores del/de la funcionario/a con el objeto de dar cumplimiento a lo previamente establecido.
2. Factor Condiciones Personales: Entendiendo esto como la medición de aquellas aptitudes que el/la funcionario/a tiene y/o debe desarrollar, y que se vinculan directamente con el cumplimiento de sus funciones. Este factor se ha dividido en dos (2) subfactores.
2.1. Relaciones Interpersonales y Trabajo en Equipo: Se refiere a la capacidad de integración del/de la funcionario/a en el equipo de trabajo al cual pertenece, estableciendo redes de colaboración y ayuda para el éxito de su gestión, la de su área y de la institución, en pos de un ambiente de trabajo armónico y respetuoso.
2.2. Conocimiento del Trabajo: Corresponde al grado de dominio que el/la funcionario/a tiene de las actividades que realiza, el interés demostrado por adquirir mayores conocimientos para aportar valor a la cadena de procesos que desarrolla normalmente, así como la capacidad de proponer soluciones y procedimientos para la mejora de las tareas asignadas. Las capacitaciones realizadas en el período, relacionadas con el ejercicio de sus funciones, impactan positivamente este factor.
3. Factor Comportamiento Funcionario y Responsabilidades Institucionales: Considera el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos del Servicio. Este factor se ha dividido en dos (2) subfactores:
3.1. Cumplimientos de las Políticas, Normas y Procedimientos Institucionales: Se refiere al grado de observancia de los reglamentos e instrucciones de la jefatura directa, y de los deberes normativos existentes al interior de la organización.
3.2. Cumplimiento de Horario de Inicio y Término de la Jornada Laboral y Permanencia en el Lugar de Trabajo: Se refiere al grado de exactitud del/de la funcionario/a respecto del cumplimiento de la jornada de trabajo, y a su permanencia en el lugar de desempeño de las funciones encomendadas.
4. Factor Dirección: Entendiendo esto como la evaluación a la capacidad de la jefatura para dirigir equipos de trabajo y conducirlos al logro eficiente de las metas y objetivos institucionales. Este factor ha sido dividido en dos (2) subfactores.
4.1. Liderazgo, Comunicación y Empoderamiento: Se refiere a la capacidad de dirigir, organizar y distribuir las cargas laborales de un equipo de trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos y la consecución de metas establecidas para su Unidad de trabajo. Esto con el objeto que las jefaturas motiven, retroalimenten y exista un efectivo manejo comunicacional y de conflictos con los/as funcionarios/as de su dependencia.
4.2. Planificación del Trabajo y Gestión del Desempeño: Considera la preparación anticipada de las tareas en virtud de la realización eficiente y eficaz de las mismas, haciendo uso de su capacidad para generar el cambio organizacional al interior de cada Unidad de trabajo. La Gestión del Desempeño por su parte, considera la entrega de retroalimentación continua, oportuna y de calidad a los/as funcionarios/as de acuerdo a los lineamientos institucionales, en razón de una herramienta de gestión de la Evaluación del Desempeño institucional (cumplimiento normativo), para que las jefaturas puedan identificar las brechas de conocimiento y/o competencias de los/as funcionarios/as.
Artículo 7°: La ponderación de cada factor y subfactor será la siguiente:
El factor Dirección será aplicable a los cargos de jefatura y profesionales con personal a cargo.
Artículo 8°: Los/as funcionarios/as serán clasificados en las listas que se indican, de acuerdo a los siguientes puntajes:
Artículo 9°: Los elementos básicos del Proceso de Calificaciones serán la Hoja de Vida, la que deberá contener:
1. Anotaciones de Mérito y Demérito.
2. Aprobación y participación en cursos de capacitación.
3. Existencia de Medidas Disciplinarias.
Asimismo la Hoja de Calificaciones será un elemento básico que deberá contener las evaluaciones por factor y subfactor antes señalados.
Adicionalmente se considerarán instrumentos auxiliares básicos del Proceso de Calificación los siguientes:
a) La existencia de un (1) Informe de Desempeño. Este informe deberá llevar notas según cada factor y subfactor evaluado, y servirá de antecedente relevante para la Precalificación. El informe de desempeño deberá considerar el período comprendido entre el 1 de marzo y el 31 de agosto.
Este informe deberá ser notificado personalmente a el/la funcionario/a, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de término del período informado correspondiente, permitiendo que cada funcionario/a consigne sus comentarios en la hoja de observaciones, antes de la entrevista de notificación. Si el/la funcionario/a no fuese habido/a durante este período en su lugar de trabajo, se procederá a notificarle mediante carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En este caso, se entenderá notificado/a el/la funcionario/a al segundo día hábil siguiente de la fecha consignada en la constancia de envío de la carta certificada.
b) Compromisos de Desempeño Individual. La definición de éstos deben ser establecidas por la jefatura directa (precalificador/a) y el/la funcionario/a, una vez iniciado un nuevo Ciclo Calificatorio, esto es, en el primer mes posterior al cierre del proceso anterior. Se realizará un registro escrito, en el cual se fijarán los objetivos, metas e indicadores de gestión que se persiguen alcanzar en el período de evaluación, los cuales deben ser coherentes con la unidad o área de desempeño, de modo que éstos aseguren el éxito del proceso de planificación institucional. Previo al establecimiento del o los compromiso(s) individual(es), la jefatura directa comunicará las expectativas de desempeño del cargo.
c) Descripción de Cargos. Se cuenta con una herramienta objetiva que permite precisar los cargos, a fin de establecer de manera eficiente, eficaz y efectiva los objetivos esperados del/de la funcionario/a que se desempeñe en el cargo.
De esta manera, la descripción de cargos permite objetivar tanto los procesos de retroalimentación como el establecimiento de compromisos, a fin de que el desempeño y las aptitudes de cada funcionario/a, sean acordes a las exigencias y características de cada cargo.
d) La Hoja de Observaciones. En los términos establecidos en el artículo 19, inciso 2° del decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.
e) La Tabla Referencial de Atrasos. Este instrumento permite evaluar objetivamente el subfactor "Cumplimiento de Horario de Inicio y Término de la Jornada Laboral y Permanencia en el Lugar de Trabajo" indicando al/a la precalificador/a la nota que debe asignar a el/la funcionario/a, dependiendo de la cantidad de atrasos descontados en el período de 6 meses, evaluados en el Informe de Desempeño, o en el caso de 12 meses, respecto de la Precalificación. Dicha información debe ser proporcionada a cada jefatura por Recursos Humanos.
Artículo 10°: La elección de los representantes del personal se llevará a cabo dentro de los primeros 20 días corridos del mes de enero, siendo los primeros 10 días para la inscripción de los postulantes y los 10 siguientes para la elección de los mismos. Se deberá elegir un titular y un suplente por cada estamento. En caso de existir igualdad de votos entre los postulantes, se escogerá a aquel funcionario/a que tenga mayor antigüedad, primero en la institución, después en el grado y finalmente en la Administración del Estado.
Artículo 11°: La Junta Calificadora deberá constituirse el día 20 de marzo o el día hábil siguiente si aquel no lo fuere, correspondiendo a el/la funcionario/a que debe actuar como presidente convocar a sesión. Una vez constituida la Junta iniciarán el proceso calificatorio, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del secretario para su notificación, antes del 15 de abril de cada año. Los/as funcionarios/as serán notificados sobre sus calificaciones hasta el 30 de abril de cada año.
La Junta Calificadora deberá estar compuesta por las cinco (5) más altas jerarquías del Servicio.
Las cinco (5) más altas jerarquías tendrán derecho a voto en cada una de las sesiones de la Junta, al igual que los representantes de los/as funcionarios/as por estamento. En este sentido cabe señalar que, el representante de la Asociación de Funcionarios y el/la Encargado/a de Recursos Humanos, sólo tendrán derecho a voz en cada una de las sesiones.
Artículo 12°: En todo lo no previsto en el presente Reglamento Especial de Calificaciones para los/as Funcionarios/as de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, regirá en forma supletoria el decreto supremo N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que Aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo.
Artículo N°1 transitorio: El presente decreto que Aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones para los/as Funcionarios/as de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, entrará en vigencia automáticamente para el período calificatorio que se inicie con posterioridad a su publicación en el Diario Oficial.
Artículo N°2 transitorio: Se considerará, excepcionalmente, en el primer año de aplicación de este Reglamento un informe de desempeño que evaluará desde el 1 de septiembre del año que entra en vigencia al 28 de febrero del año siguiente, debiendo emitirse por única vez un informe adicional de desempeño que contemple estos meses.
2.- Déjase sin efecto el decreto supremo N° 963, de 2001, del Ministerio de Justicia, que Aprueba Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, a contar de la entrada en vigencia del presente acto administrativo.
Anótese, tómese razón, comuníquese y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Patricia Pérez Goldberg, Ministra de Justicia.- Andrés Chadwick Piñera, Ministro del Interior y Seguridad Pública.- Felipe Larraín Bascuñán, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Juan Ignacio Piña Rochefort, Subsecretario de Justicia.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPúBLICA
División Jurídica
Cursa con alcance decreto N° 519, de 2013, del Ministerio de Justicia
N° 19.909.- Santiago, 19 de marzo de 2014.
Esta Entidad de Control ha dado curso al documento del rubro, mediante el cual se aprueba el reglamento especial de calificaciones para los funcionarios de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, por encontrarse ajustado a derecho, pero cumple con hacer presente que entiende que el informe de desempeño que excepcionalmente deberá considerarse en el primer año de aplicación de este acto administrativo, evaluará el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 28 de febrero de 2015.
Lo anterior, derivado de una interpretación armónica de sus artículos 1° y 2°, ambos transitorios, del documento en examen.
Con el alcance que antecede se ha tomado razón del acto administrativo del epígrafe.
Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga, Contralor General de la República.
Al señor
Ministro de Justicia
Presente.