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MINISTERIO DE JUSTICIA
DO 972380 2015
Ministerio de Justicia
(IdDO 972380)
APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES DEL PERSONAL DE LA DEFENSORÍA PENAL PúBLICA
Santiago, 22 de junio de 2015.- Hoy se decretó lo que sigue:
Núm. 460.
Vistos:
Lo dispuesto en el artículo 47 del DFL N° 1/19.653, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; los artículos 32 al 52 del DFL N° 29/2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; el decreto N° 1.825/1998, del Ministerio del Interior, que aprueba Reglamento General de Calificaciones del personal afecto al Estatuto Administrativo; la facultad que me confieren los artículos 32 N° 6 y 35 de la Constitución Política de Chile; la Ley N° 19.718, que crea la Defensoría Penal Pública, y la resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
Que han transcurrido más de diez años desde la promulgación del decreto supremo N° 538, de 2003, del Ministerio de Justicia, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones del personal de la Defensoría Penal Pública, período en el cual se implementó gradualmente la Reforma Procesal Penal del país, de la cual forma parte esta institución.
Que es necesario incorporar acciones concretas a fin de contribuir con la modernización de los sistemas de administración de los recursos humanos en el sector público.
Que en ese marco, se hace indispensable contar con un sistema de evaluación de desempeño de los funcionarios y funcionarias de la Defensoría Penal Pública, asociado a la misión institucional, adecuado a las actuales necesidades y condiciones de esta institución.
Que, por tanto, se estima necesario contar con un nuevo Reglamento Especial de Calificaciones para sus funcionarios y funcionarias orientado a organizar y objetivar el proceso de evaluación del desempeño y las aptitudes de su personal, incorporando instrumentos auxiliares vinculados a la entrevista de retroalimentación y establecimiento de metas individuales.
Decreto:
1.- Apruébase el siguiente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal de la Defensoría Penal Pública:
Primero.- Este Reglamento establece, atendido el objetivo principal y las funciones del cargo, el sistema de calificación de la Defensoría Penal Pública, que tendrá por objeto evaluar el desempeño de cada funcionario y funcionaria, atendidas las exigencias y características definidas en los respectivos perfiles de cargos y competencias, que se encuentren aprobados por el Defensor Nacional o el Jefe de Recursos Humanos.
Segundo.- En todo lo no previsto por el presente Reglamento Especial de Calificaciones del Personal, se aplicarán las normas del Reglamento General de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo de la Ley N° 18.834, aprobado por el decreto supremo N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior.
Tercero.- La calificación del personal de la Defensoría Penal Pública considerará la evaluación de los siguientes factores y subfactores, diferenciados para cada uno de los siguientes grupos, según corresponda.
1.- Factores de Calificación Directivos:
2.- Factores de Calificación Defensores Locales y Profesionales con personal a cargo:
3.- Factores de Calificación Defensores Locales, Profesionales y Técnicos sin personal a cargo:
4.- Factores de Calificación Administrativo y Auxiliar:
Cuarto.- El proceso de calificación evaluará los factores y subfactores que se señalaron, por medio de notas que tendrán los siguientes valores y conceptos:
Las notas asignadas a los subfactores respectivos deberán expresarse en números enteros, sin decimales, correspondiendo la nota de cada factor al promedio aritmético de las notas asignadas a los subfactores respectivos.
Para el cálculo del puntaje final, las notas asignadas a los factores se multiplicarán por el coeficiente que se establece para cada uno de ellos, dependiendo del estamento que corresponda, y la suma de los mismos dará el puntaje final de la evaluación y la lista de calificación que corresponda al funcionario.
Tanto las notas asignadas a los factores como el puntaje resultante se expresarán hasta con dos decimales. En todo caso, si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco, se subirá la nota al decimal siguiente.
La asignación de cada nota deberá ser fundada en circunstancias acaecidas durante el respectivo período de calificación, ya sea en el Informe de Desempeño o en la Precalificación.
Quinto.- Los coeficientes por los que deberá multiplicarse la nota asignada a cada factor para obtener el respectivo puntaje, conforme a lo dispuesto en el artículo cuarto, serán los siguientes:
1. Factores de Ponderación para Directivos:
2. Factores de Ponderación para Defensores Locales y Profesionales con personal a cargo:
3. Factores de Ponderación para Defensores Locales, Profesionales y Técnicos sin personal a cargo:
4. Factores de Ponderación para Administrativos y Auxiliares:
5. Sexto.- Los funcionarios serán ubicados de acuerdo a su puntaje en una de las siguientes listas de calificación:
Séptimo.- El período calificatorio comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1 de abril al último día del mes de marzo del año siguiente.
Octavo.- La jefatura directa, con el fin de cumplir con dicha obligación, deberá emitir un informe de desempeño del personal de su dependencia. Este informe abarcará el período comprendido entre el 1 de abril al 30 de septiembre. Este informe deberá ser notificado al funcionario o funcionaria, personalmente por su jefatura directa, en conjunto con la entrevista de retroalimentación, dentro del plazo establecido por el Reglamento General de Calificaciones; esto es, los diez días siguientes a la fecha del plazo del respectivo informe de desempeño. Si el funcionario o funcionaria no fuere habido por dos días consecutivos en su domicilio o lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, la notificación se entenderá practicada cumplidos tres días desde la fecha de recepción de la carta certificada por la correspondiente Oficina de Correos en el sobre que la contiene. Asimismo, en caso de existir fechas distintas en dicho sobre, sólo deberán considerarse para estos mismos efectos las que correspondan a la Oficina de Correos del domicilio del notificado y, dentro de éstas, a la más antigua de ellas. El funcionario o funcionaria podrá formular observaciones al informe de desempeño dentro del plazo de dos días contado desde su notificación. Cumplido este plazo, la jefatura directa deberá remitir dicho informe al Secretario(a) de la Junta Calificadora, en conjunto con los demás instrumentos auxiliares que complementan la evaluación del período respectivo, a más tardar el 31 de octubre.
Noveno.- Para realizar la precalificación, el Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, o el que haga sus veces, deberá entregar a las jefaturas directas, o velar para que se encuentren disponibles en la aplicación informática de apoyo, dentro de los primeros tres días hábiles del mes de abril de cada año, las Hojas de Vida del personal de su dependencia. La jefatura directa precalificará, utilizando el formulario de precalificación en su formato electrónico, al personal de su dependencia dentro del plazo establecido en el Reglamento General de Calificaciones; esto es, diez días a contar de la fecha en que le sean entregadas las Hojas de Vida o que se encuentren disponibles en el sistema informático de apoyo a la gestión de desempeño. Dicha jefatura deberá notificar personalmente la precalificación, en conjunto con la entrevista de retroalimentación, en el plazo de 2 días contados desde el vencimiento del término antes mencionado. Si el funcionario o funcionaria no fuere habido por dos días consecutivos en su domicilio o lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. En esta última circunstancia, la notificación se entenderá practicada cumplidos tres días desde la fecha de recepción de la carta certificada por la correspondiente oficina de correos en el sobre que la contiene. Asimismo, en caso de existir fechas distintas en dicho sobre, sólo deberán considerarse para estos mismos efectos las que correspondan a la oficina de correos del domicilio del notificado y, dentro de éstas, a la más antigua de ellas. La jefatura directa deberá remitir la precalificación y los antecedentes correspondientes al Secretario(a) de su Junta Calificadora. El funcionario o funcionaria podrá formular observaciones a la precalificación dentro del plazo de cinco días contado desde su notificación, las que deberán ser elevadas a la oficina encargada del personal, para que las remita a la respectiva Junta Calificadora, una vez constituida ésta.
Décimo.- La Junta Calificadora deberá constituirse el día 28 de abril o el día siguiente hábil si aquel no lo fuere, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del Secretario de la Junta Calificadora para su notificación, antes del 20 de mayo de cada año.
Décimo primero.- De modo de contribuir a la objetividad del proceso, además de la Hoja de Vida y de la Hoja de Calificaciones, que constituyen los elementos básicos del sistema de calificaciones, serán instrumentos auxiliares obligatorios del mismo los siguientes:
a) Informe de Desempeño: A través del cual las jefaturas directas evaluarán al personal bajo su dependencia, abarcando el período comprendido entre el 1 de abril al 30 de septiembre.
b) Formulario de Precalificación: Documento contenido en formato electrónico, mediante el cual las jefaturas directas precalificarán al personal de su dependencia.
c) Hoja de Observaciones: El Informe de Desempeño y el Formulario de Precalificación deberán considerar una Hoja de Observaciones del funcionario o funcionaria, donde éstos podrán hacer presente su opinión sobre la evaluación realizada.
d) Guía de Evaluación: El Departamento de Recursos Humanos de la Defensoría Penal Pública confeccionará la Guía de Evaluación, en la que se detallará, para cada subfactor y para cada estamento, el comportamiento asociado a cada nota 3, 4, 5, 6 y 7.
La precitada guía será aprobada mediante resolución del Defensor Nacional, pudiendo ser modificada como máximo una vez en cada período calificatorio, pero que regirá para el período siguiente.
Los precalificadores y las Juntas Calificadoras deberán realizar la evaluación del desempeño de los funcionarios o funcionarias sobre la base de la Guía de Evaluación vigente.
e) Metas de Desempeño Individual: Cada Jefatura deberá establecer, para cada funcionario o funcionaria de su dependencia, los objetivos, metas, resultados e indicadores de gestión a alcanzar durante el período de evaluación, los cuales deberán ser coherentes con los objetivos, metas, resultados e indicadores de gestión de la unidad o área de desempeño, de modo que el conjunto de ellos aseguren el éxito de los objetivos, metas, resultados e indicadores comprometidos en el proceso de Planificación Institucional.
Para el establecimiento del Compromiso de Desempeño Individual, la jefatura directa deberá comunicar las expectativas de desempeño del cargo a su colaborador indicando los estándares de desempeño esperados para el período, de acuerdo a los objetivos y orientaciones de la Institución.
El Compromiso de Desempeño Individual se debe establecer durante los primeros quince días del mes de abril.
Respecto de los funcionarios o funcionarias que se incorporen a la Defensoría Penal Pública con posterioridad al 15 de abril de cada año, deberán suscribir dentro del plazo de 30 días desde su incorporación el respectivo Compromiso de Desempeño Individual.
f) Entrevista de Retroalimentación: El procedimiento será desarrollado por el Departamento de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional. Será de responsabilidad de cada jefatura directa realizar entrevistas de retroalimentación con cada uno de sus funcionarios o funcionarias dependientes, la cual consistirá en una reunión privada, en la cual se evaluará el desempeño del funcionario o funcionaria, se evaluará el cumplimiento de las Metas de Desempeño Individual y establecer compromisos de mantención, mejora y observación, de acuerdo al Plan de Desarrollo Individual, para lo cual la jefatura debe reunir previamente todos los antecedentes que funden su evaluación de manera objetiva, además se deben entregar juicios fundados sobre el desempeño, para permitir mejoras del mismo, al momento de notificar personalmente el informe de desempeño y la precalificación.
El resultado de la entrevista debe dar origen al Plan de Desarrollo Individual, en el cual se deben registrar todos los compromisos tanto de la jefatura como del funcionario o funcionaria que permitirán minimizar las brechas identificadas, oportunidades de mejora, como también deben quedar registradas las fortalezas del funcionario o funcionaria, las cuales le hayan permitido obtener resultados sobresalientes.
Tanto el informe de desempeño funcionario como los otros instrumentos auxiliares descritos precedentemente, servirán de antecedente relevante para la precalificación y para la calificación.
Corresponderá a la Institución diseñar los modelos de Hoja de Vida, Formularios de Informe de Desempeño, Formulario de Precalificación, Formulario de Calificaciones y los Instrumentos Auxiliares del Sistema de Calificaciones. De igual manera, la Unidad de Recursos Humanos deberá aplicar una encuesta, al inicio del período calificatorio, que por una parte asegure el anonimato, y por otra, contribuya a la evaluación de la calidad de la entrevista de retroalimentación y de los instrumentos del sistema de gestión del desempeño, del período anterior.
Décimo segundo.- Respecto a la elección del Representante del Personal, el Secretario(a) de cada Junta Calificadora, durante el mes de febrero, recibirá la inscripción de todos aquellos funcionarios o funcionarias que sean propuestos por cualquier empleado de la institución o por sí mismos para desempeñar la representación del personal en la Junta Calificadora. En el caso que el funcionario o funcionaria sea propuesto por otros, debe constar la aceptación del funcionario o funcionaria propuesto y la unidad en la que presta servicio. El Presidente de la respectiva Junta Calificadora convocará a elección para una fecha dentro de los primeros diez días hábiles del mes marzo. En el caso que se presente un solo candidato o candidata a la elección, éste será elegido automáticamente como Representante del Personal del estamento al cual pertenece ante la Junta Calificadora.
Décimo tercero.- La calificación será efectuada por la Junta Calificadora o por la jefatura directa, en el caso del inciso final del artículo 34 del DFL N° 29/2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
Se constituirá una Junta Calificadora Central y una Junta Calificadora Regional en cada Defensoría Regional, de acuerdo a lo establecido en el artículo 17° de la Ley N° 19.718.
Cada Junta Calificadora efectuará las calificaciones de sus funcionarios y funcionarias cuando el número de éstos en la regional sea igual o superior a quince.
Dichas juntas estarán integradas por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico de la institución en la respectiva regional y por un representante del personal elegido por éste, según el estamento a calificar.
En las regionales en que la Defensoría Penal Pública tenga menos de quince funcionarios y en la Defensoría Nacional, las calificaciones se harán por la Junta Calificadora Central. Le corresponderá asimismo a ésta evaluar a los integrantes de las Juntas Calificadoras Regionales y de las Inspectorías Zonales.
Décimo cuarto.- Derógase el decreto supremo N° 538, de 2003, del Ministerio de Justicia, que aprobó el Reglamento Especial de Calificaciones para funcionarios de la Defensoría Penal Pública, a contar de la fecha de entrada en vigencia automática de este Reglamento Especial de Calificaciones del Personal de la Defensoría Penal Pública, de acuerdo al artículo 2° transitorio del presente decreto,
Artículo 1° transitorio: Excepción del primer período calificatorio. El primer período calificatorio que se evalúe de acuerdo a las normas del presente reglamento incluirá, por única vez, un Informe de Desempeño del Personal, adicional al establecido en el artículo octavo, que evaluará el período comprendido entre el 1 de septiembre del año de publicación del presente reglamento al último día del mes de marzo del año siguiente, considerando los factores y subfactores del decreto supremo N° 538, de 2003, ya referido.
Artículo 2° transitorio: El Reglamento Especial de Calificaciones del Personal de la Defensoría Penal Pública que se aprueba por el presente decreto, entrará en vigencia automáticamente para el período calificatorio que se inicie con posterioridad a su publicación en el Diario Oficial.
Anótese, tómese razón y publíquese.- MICHELLE BACHELET JERIA, Presidenta de la República.- Javiera Blanco Suárez, Ministra de Justicia.- Jorge Burgos Varela, Ministro del Interior y Seguridad Pública.- Rodrigo Valdés Pulido, Ministro de Hacienda.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Ignacio Suárez Eytel, Subsecretario de Justicia.