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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS SUBSECRETARIA DE JUSTICIA
DO 1574553 2019
(CVE 1574553)
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS
Subsecretaría de Justicia
APRUEBA REGLAMENTO ESPECIAL DE CALIFICACIONES PARA LOS/AS FUNCIONARIOS/AS DE LA SUBSECRETARÍA DE JUSTICIA
Núm. 35.- Santiago, 11 de enero de 2019.
Vistos:
Estos antecedentes y lo dispuesto en el decreto N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Constitución Política de la República de Chile; en el DFL N° 1/19.653, de 2000, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en el DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; en el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, que Aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo; en el DFL N° 3, de 2016, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; en el decreto N° 1.597, de 1980, Reglamento Orgánico del Ministerio de Justicia y en el decreto supremo de Justicia N° 519, de 2013, que Aprueba Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia; en las resoluciones N°s 1.600, de 2008, y 10, de 2017, ambas de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1. Que, la Administración Central del Estado ha estimado necesario que los Servicios Públicos dicten sus propios Reglamentos Especiales de Calificaciones, de acuerdo a las características y necesidades institucionales, además de la realidad propia de cada organización.
2. Que, la elaboración de un nuevo Reglamento Especial de Calificaciones para la Subsecretaría de Justicia, resulta necesaria para el fortalecimiento de la gestión de las personas, con la consecuente mejora de la gestión institucional.
3. Que, en este sentido, se procura avanzar hacia la instalación de dispositivos que permitan planificar, dar seguimiento y evaluar todo el Ciclo del Desempeño Individual de los/as funcionarios/as, propendiendo de esta forma, a la mejora en la Gestión del Desempeño.
4. Que, en la actualidad los/as funcionarios/as de esta Cartera de Estado se rigen por el decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que Aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo, complementado por el decreto supremo N° 519, de 2013, del Ministerio de Justicia, que Aprueba Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia.
5. Que, el presente Reglamento busca actualizar las directrices en esta materia, asegurando un Ciclo de Desempeño Funcionario eficaz y eficiente, sustentado en los principios de probidad y de derechos humanos, tales como: igualdad, adaptabilidad, conciliación de la vida laboral, familiar y personal, accesibilidad y participación de todos los actores intervinientes en el proceso.
Decreto:
1.- Apruébase el Reglamento Especial de Calificaciones para los/as Funcionarios/as de la Subsecretaría de Justicia, cuyo texto es el siguiente:
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1°: A fin de optimizar la gestión y el desarrollo de las personas de la Subsecretaría de Justicia, la principal tarea de la evaluación del desempeño será el desarrollo de la gestión del desempeño funcionario, con el objetivo de potenciar la mejora en el quehacer individual del personal, que conlleve, a su vez, al fortalecimiento de la gestión institucional.
En razón de lo señalado anteriormente, el presente Reglamento establece las normas especiales sobre la calificación de los/as funcionarios/as planta y contrata de la Subsecretaría de Justicia, aplicándose en lo no previsto por él, las normas contenidas en el decreto supremo N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, que aprueba el Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo.
Artículo 2°: El Período de Calificación comprenderá doce meses de desempeño funcionario, desde el 1 de marzo al 28 o 29 de febrero del año siguiente.
TÍTULO II
INSTRUMENTOS AUXILIARES Y FACTORES DE CALIFICACIÓN
Artículo 3°: La Subsecretaría de Justicia aprobará mediante resolución exenta los siguientes instrumentos auxiliares:
• Formulario de Asignación de Metas de Desempeño Individual • Formulario de Informe de Desempeño • Formulario de Informe de Precalificación • Formulario de Informe de Calificación • Formulario de Informe de Autoevaluación
Artículo 4°: La calificación de los/as funcionarios/as de la Subsecretaría de Justicia, considerará la evaluación de los siguientes factores y subfactores:
1. Factor rendimiento: relación que existe entre la cantidad y la calidad del trabajo ejecutado durante el período calificatorio, en relación con las metas de desempeño individual. Este factor ha sido dividido en dos (2) subfactores:
1.1. Planificación, organización, gestión y eficiencia del trabajo: establece planes y compromisos que abarquen las metas de desempeño individual, teniendo la capacidad de anticiparse a potenciales situaciones que atenten al cumplimiento de los mismos, preocupándose de las prioridades y responsabilidades, además del uso eficiente de los recursos otorgados por esta institución.
1.2. Cumplimiento del trabajo con calidad, oportunidad y proactividad: realiza las labores reflejando los valores institucionales de compromiso, probidad y eficiencia, cumpliendo con los resultados esperados tanto por su jefatura como por la institución.
2. Factor cumplimiento de metas: medición del cumplimiento de las metas de desempeño individual de el/la funcionario/a.
3. Factor condiciones personales: medición de aquellas aptitudes que el/la funcionario/a tiene y/o debe desarrollar, y que se vinculan directamente con el cumplimiento de sus funciones. Este factor se ha dividido en tres (3) subfactores:
3.1. Relaciones Interpersonales y Trabajo en Equipo: integración con el equipo de trabajo al cual pertenece, estableciendo redes de colaboración y ayuda para el éxito de su gestión, la de su área y de la institución, en pos de un ambiente de trabajo armónico y respetuoso.
3.2. Conocimiento del trabajo: grado de dominio que el/la funcionario/a tiene de las actividades que realiza, el interés demostrado por adquirir mayores conocimientos para aportar valor a la cadena de procesos que desarrolla normalmente, así como proponer soluciones y procedimientos para la mejora de las tareas asignadas. Las capacitaciones realizadas en el período, relacionadas con el ejercicio de sus funciones, impactan positivamente este factor.
3.3. Buen trato y respeto a la dignidad humana: actúa fomentando instancias de diálogo ya sea con palabras, actos, gestos o escritos manteniendo siempre el buen trato con los demás y un irrestricto respeto a la dignidad humana, eliminando todo trato prepotente, irrespetuoso o discriminatorio.
4. Factor comportamiento funcionario y responsabilidades institucionales: considera el cumplimiento de las políticas, reglamentos, normas y procedimientos del Servicio, así como las instrucciones de la jefatura directa.
5. Factor dirección: habilidad y manejo para dirigir equipos de trabajo y conducirlos al logro eficiente de las metas y objetivos institucionales. Este factor ha sido dividido en dos (2)
subfactores:
5.1. Liderazgo, comunicación y empoderamiento: dirige, organiza y distribuye las cargas laborales de un equipo de trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos y la consecución de metas establecidas para su Unidad de Trabajo. Motiva y retroalimenta a través de un efectivo manejo comunicacional y de los conflictos con los/as funcionarios/as de su dependencia.
5.2. Planificación del trabajo y gestión del desempeño: prepara anticipadamente las tareas en virtud de la realización eficiente y eficaz de las mismas, haciendo uso de su capacidad para generar el cambio organizacional al interior de cada Unidad de Trabajo. Entrega retroalimentación continua, oportuna y de calidad a los/as funcionarios/as de acuerdo a los lineamientos institucionales e identifica las brechas de conocimiento y/o competencias de los/as funcionarios/as.
Artículo 5°: La ponderación de cada factor y subfactor será la siguiente:
Artículo 6°: Dentro de la Evaluación del Desempeño se manejará una tabla de calificación, la que se compone en factores y subfactores, cada uno de los cuales tiene asignada una determinada nota, de acuerdo a la siguiente escala:
Artículo 7°: Las notas asignadas a los subfactores respectivos deberán expresarse en números enteros sin decimales, correspondiendo la nota de cada factor al promedio aritmético de las notas asignadas a los subfactores respectivos.
Las notas asignadas a los factores se multiplicarán por el coeficiente que se establece para cada uno de ellos, lo que dará el número de puntos de cada factor, y la suma de los mismos dará el puntaje final y la lista de calificación que corresponda al/la funcionario/a.
Tanto las notas asignadas a los factores como el puntaje resultante se expresarán hasta con dos decimales. En todo caso si el tercer decimal fuera igual o superior a cinco se subirá al decimal siguiente.
La asignación de cada nota deberá ser fundada en circunstancias acaecidas durante el período de calificación, ya sea en el informe de desempeño individual o precalificación.
Artículo 8°: Los/as funcionarios/as serán clasificados/as en las listas que se indican, de acuerdo a los siguientes puntajes:
TÍTULO III
ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO
Artículo 9°: El proceso de gestión del desempeño comprenderá las siguientes etapas:
• Asignación de metas de desempeño individual: se deberá realizar en el mes de marzo, al comienzo del periodo calificatorio en curso, finalizando con la emisión de un formulario de asignación de metas de desempeño individual, el cual se tendrá que desarrollar como plazo máximo el día 31 de marzo de cada año.
Para el caso de los/as funcionarios/as que se incorporen a la Subsecretaría de Justicia con posterioridad a la fecha de asignación de metas, se le deberán suscribir dentro del plazo de 30 días desde su incorporación las correspondientes metas de desempeño individual, las cuales deberán ser informadas a Gestión y Desarrollo de Personas.
• Autoevaluación: permitirá al/la funcionario/a observarse y evaluarse. Su opinión contribuirá a promover un espacio en el que él se haga responsable de su propio desempeño, junto con facilitar una retroalimentación de mayor calidad.
Esta etapa se lleva a cabo los primeros quince días del mes de julio de cada año, finalizando con la emisión de un informe de autoevaluación.
• Retroalimentación: es un proceso permanente, de responsabilidad directa de la jefatura, con el fin de orientar a los/as funcionarios/as en su desempeño, reconociendo sus fortalezas y mostrando cómo mejorar sus debilidades. En esta etapa se realiza un control del cumplimiento de las metas de desempeño individual fijadas, cuyo objetivo es el mejoramiento constante de los resultados.
Esta etapa se lleva a cabo los primeros quince días del mes de agosto y los últimos quince días del mes de noviembre de cada año.
• Informe de desempeño: da cuenta del comportamiento y desempeño laboral del/la funcionario/a, proceso en el cual se constata y verifica el cumplimiento de metas y logros fijados, este informe actuará como insumo al momento de generar la precalificación, permitiendo que cada funcionario/a consigne sus observaciones a través del sistema de evaluación del desempeño dispuesto por el Servicio, previo a la entrevista de notificación.
Esta etapa se lleva a cabo los primeros quince días del mes de septiembre de cada año, finalizando con la emisión de un informe de desempeño.
• Precalificación: en esta etapa se realiza la evaluación previa del/la funcionario/a, respecto a su desempeño efectivo durante el período calificatorio. La precalificación, debe ser realizada por el jefe directo considerando como insumo los instrumentos auxiliares desarrollados durante el proceso (asignación de metas de desempeño individual, informe de desempeño y retroalimentaciones) en conjunto con los insumos que proporcionará oportunamente Gestión y Desarrollo de Personas (capacitaciones, anotaciones de mérito y demérito, atrasos, etc.), permitiendo que cada funcionario/a consigne sus observaciones a través del sistema de evaluación del desempeño dispuesto por el Servicio, previo a la entrevista de notificación.
Esta etapa se lleva a cabo los primeros diez días del mes de marzo del año siguiente y finaliza con la emisión de un informe de precalificación.
Artículo 10°: Los informes obtenidos al final de cada etapa deben ser enviados a Gestión y Desarrollo de Personas, debidamente firmados por la Jefatura Directa y el/la funcionario/a.
Si el/la funcionario/a no fuere habido por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se lo notificará por escrito, mediante carta certificada dirigida al domicilio que hubiere informado el interesado, de lo cual deberá dejarse constancia. La notificación por carta certificada se entenderá practicada a contar del tercer día siguiente a su recepción en la Oficina de Correos que corresponda, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 46, de la ley 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
Artículo 11°: La elección de los/as representantes del personal para integrar la junta calificadora se llevará a cabo dentro de los primeros 20 días corridos del mes de enero, siendo los primeros 10 días para la inscripción de los/as postulantes y los 10 días siguientes para la elección de los mismos. Se deberá elegir un titular y un suplente por cada estamento. En caso de existir igualdad de votos entre los/as postulantes, se escogerá a aquel/lla funcionario/a que tenga mayor antigüedad, primero en la institución, después en el grado y finalmente en la Administración del Estado.
Artículo 12°: La Junta Calificadora deberá constituirse el día 20 de marzo o el día hábil siguiente si aquel no lo fuere, correspondiendo a el/la funcionario/a que debe actuar como presidente convocar a sesión. Una vez constituida la Junta iniciarán el proceso calificatorio, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del secretario para su notificación, hasta el día 15 de abril de cada año. Los/as funcionarios/as serán notificados/as sobre sus calificaciones al 30 de abril de cada año.
La Junta Calificadora deberá estar compuesta por las cinco (5) más altas jerarquías del Servicio, con excepción del/la Jefe/a Superior.
Los/as integrantes señalados/as anteriormente tendrán derecho a voto en cada una de las sesiones de la Junta Calificadora, al igual que los/as representantes de los/as funcionarios/as por estamento. En este sentido cabe señalar que, el/la representante de la Asociación de Funcionarios/as, sólo tendrá derecho a voz en cada una de las sesiones.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA
Artículo transitorio: El Reglamento Especial de Calificaciones de la Subsecretaría de Justicia que se aprueba por el presente decreto, entrará en vigencia automáticamente para el período calificatorio que se inicie con posterioridad a la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
2.- Derógase una vez que culmine la calificación del periodo en curso a la fecha de publicación del presente reglamento en el Diario Oficial, el decreto supremo N° 519, de 2013, del Ministerio de Justicia, que aprueba reglamento especial de calificaciones para el personal de la Secretaría y Administración General del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos transitorios.
Anótese, tómese razón, comuníquese y publíquese.- SEBASTIÁN PIÑERA ECHENIQUE, Presidente de la República.- Hernán Larraín Fernández, Ministro de Justicia y Derechos Humanos.
Lo que transcribo para su conocimiento.- Le saluda atentamente, Juan José Ossa Santa Cruz, Subsecretario de Justicia.