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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL SUBSECRETARIA PARA LAS FUERZAS ARMADAS
DO 2012
Ministerio de Defensa Nacional
SUBSECRETARÍA PARA
LAS FUERZAS ARMADAS
APRUEBA REGLAMENTO DE REGISTROS ESPECIALES DE PROVEEDORES DEL SECTOR DEFENSA
Núm. 746.- Santiago, 18 de octubre de 2011.- Visto:
a) Lo preceptuado en el artículo 32 N° 6 de la Constitución Política de la República.
b) Lo establecido en la Ley N° 20.424 Orgánica del Ministerio de Defensa Nacional.
c) Lo dispuesto por la ley N° 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
d) Lo prescrito en la resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1. Que, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 3° y 33° de la ley N° 20.424 Estatuto Orgánico del Ministerio de Defensa Nacional, corresponde al Ministerio de Defensa Nacional supervisar la inversión de los recursos asignados al sector defensa, así como velar por una eficiente administración en las instituciones que lo conforman.
2. Que, conforme a lo establecido por el artículo 16° de la Ley N° 19.186 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, podrán existir Registros Especiales de Proveedores, los que serán exigibles para la celebración de los respectivos contratos.
3. Que, según lo prescrito por el artículo 34°, inciso cuarto, de la Ley N° 20.424 Estatuto Orgánico del Ministerio de Defensa Nacional, los Registros Especiales de Proveedores de los organismos e instituciones del sector defensa serán públicos y no podrá admitirse a tramitación ninguna gestión con proveedores que no se encuentren inscritos cumpliendo con los requisitos respectivos.
4. Que el precepto citado en el numeral anterior encarga a un Reglamento la regulación detallada de los Registros Especiales de Proveedores del sector defensa.
Decreto:
Apruébase el siguiente Reglamento de Registros Especiales de Proveedores del sector defensa.
TÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°. Objeto. El presente Reglamento regula los Registros Especiales de Proveedores que deben mantener las instituciones y organismos del sector defensa señalados en el artículo siguiente y fija los requisitos que deberán cumplir las empresas interesadas en incorporarse en estos Registros.
La incorporación previa en el Registro será una condición necesaria para la participación en todo procedimiento de adquisición de bienes y contratación de servicios, con independencia de la forma en que éste se lleve a efecto. En aquellos casos en que la inversión tuviere carácter secreta en conformidad a la Ley, la institución u organismo contratante deberá hacer presente dicha condición al proveedor, quien quedará imposibilitado de informar acerca de dicho negocio jurídico.
El presente Reglamento no será aplicable a las adquisiciones y contrataciones regidas por la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, ni a las adquisiciones y contrataciones desarrolladas con otros órganos de la Administración del Estado, con otros Estados o con organizaciones internacionales. Asimismo, se exceptúan de la aplicación del presente Reglamento las contrataciones a honorarios que se celebren con personas naturales para que presten servicios a las instituciones y organismos del sector defensa.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es aplicable al Ministerio de Defensa Nacional y a los órganos que lo conforman; a las Fuerzas Armadas; a la Academia Nacional de Estudios Políticos y Estratégicos; a la Dirección General de Movilización Nacional; a la Caja de Previsión de la Defensa Nacional y a la Defensa Civil.
Artículo 3°. Concepto de proveedor. Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por proveedor a las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, públicas o privadas, que puedan proporcionar bienes o servicios a las instituciones y organismos del sector defensa y que se encuentren inscritas en el Registro respectivo.
Artículo 4°. Cómputo de plazos. Los plazos de días, establecidos en el presente Reglamento, serán de días hábiles, en los términos previstos en el artículo 25° de la ley N° 19.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
TÍTULO II
Registros Especiales de Proveedores del sector defensa
Párrafo 1°
De los Registros Especiales de Proveedores
Artículo 5°. Registros Especiales de Proveedores. Existirá, a lo menos, un Registro Especial de Proveedores en cada una de las instituciones y organismos regidos por el presente Reglamento, en el cual se inscribirán los potenciales proveedores que cumplan los requisitos previstos en este Título y que no se encuentren incursos en alguna causal de inhabilidad.
Podrán, asimismo, existir otros Registros Especiales para categorías de proveedores, bienes o servicios determinados, si las instituciones y organismos del sector defensa así lo dispusieren, los cuales, en todo caso, se regirán por las disposiciones del presente Reglamento.
Artículo 6°. Solicitud de incorporación en los Registros. Los Registros Especiales de Proveedores estarán abiertos de forma permanente, pudiendo solicitar su incorporación cualquier persona natural o jurídica, chilena o extranjera, pública o privada, que cumpla con los requisitos previstos en el presente Reglamento y no se encuentre incursa en alguna causal de inhabilidad.
Sin perjuicio de lo anterior, las instituciones y organismos del sector defensa podrán invitar, por cualquier medio y en cualquier tiempo, a potenciales proveedores a solicitar su incorporación en los Registros, siendo ésta la única gestión previa admisible distinta de la inscripción.
Artículo 7°. Soporte y actualización. Los Registros Especiales de Proveedores de las instituciones y organismos del sector defensa podrán mantenerse por medios físicos o electrónicos y deberán actualizarse permanentemente conforme a la incorporación, suspensión o eliminación de proveedores y, en todo caso, cuando tenga lugar alguna modificación de los antecedentes aportados al Registro.
Artículo 8°. Publicidad de los Registros. Los Registros Especiales de Proveedores de las instituciones y organismos del sector defensa serán públicos. Para tales efectos, éstos deberán mantener un resumen del contenido de los Registros en sus sitios de internet, de acuerdo al formato que determinará la Subsecretaría para las Fuerzas Armadas y que considerará, a lo menos, el nombre o razón social del proveedor, nacionalidad, rol único tributario, domicilio, rubro y representante en Chile, en su caso.
Artículo 9°. Obligación de inscripción previa en los Registros. No podrá admitirse a tramitación ninguna gestión, excluidas las necesarias para obtener la inscripción en el Registro, la reincorporación a que se refiere el artículo 21° y la invitación a que se refiere el artículo 6° inciso segundo, con una persona natural o jurídica que actúe con o sin representación, a nombre de interesados en proveer bienes y servicios al sector defensa, o directamente con éstas, mientras el potencial proveedor no se encuentre previamente inscrito en el Registro correspondiente.
Se entiende por gestión toda aquella actuación que el representante o agente oficioso de un potencial proveedor de bienes y servicios lleve a cabo con funcionarios o servidores de instituciones y organismos del sector defensa, tendiente a la contratación de bienes o servicios determinados. De ese modo, comprenderá la participación en un procedimiento de adquisición, la suscripción del contrato y, en general, cualquier forma de participación de un representante o agente oficioso de un potencial proveedor en procedimientos de adquisiciones y contrataciones desarrollados por las instituciones y organismos del sector defensa.
Asimismo, no podrá admitirse gestión alguna con proveedores suspendidos o eliminados del Registro, de conformidad con las disposiciones del Párrafo cuarto del presente Título, sin perjuicio de la solicitud de reincorporación o la presentación de una nueva solicitud de inscripción, cuando corresponda.
La infracción a lo dispuesto en este artículo podrá generar responsabilidad disciplinaria para los funcionarios intervinientes, sin perjuicio de la eventual responsabilidad civil o penal que pudiere surgir.
Artículo 10°. Bitácora pública de audiencias. De toda audiencia con proveedores, sus representantes o agentes oficiosos, deberá dejarse constancia escrita en una bitácora pública, con indicación de las personas comparecientes y de las materias abordadas. Será responsable de dar cumplimiento a lo dispuesto en este artículo el funcionario u oficial de más alta jerarquía que hubiere intervenido en la respectiva audiencia.
Párrafo 2°
Inscripción en los Registros
Artículo 11°. Solicitud de inscripción. Los potenciales proveedores interesados en incorporarse en los Registros Especiales del sector defensa deberán requerir su inscripción al Comandante de Apoyo a la Fuerza del Ejército, al Director General de los Servicios de la Armada, al Comandante del Comando Logístico de la Fuerza Aérea o a quien determine el jefe superior del organismo o institución respectiva, mediante solicitud de inscripción y acompañando los antecedentes a que se refieren los artículos 12° y 13°, según corresponda.
Artículo 12°. Antecedentes requeridos a potenciales proveedores nacionales. Los potenciales proveedores nacionales deberán proporcionar los siguientes antecedentes, ya sea en original, copia autorizada o fotocopia autenticada ante notario público:
a) Personas jurídicas:
1. Rol único tributario.
2. Indicación del domicilio comercial, correo electrónico y teléfono.
3. Declaración de inicio de actividades.
4. Antecedentes de la constitución legal de la persona jurídica y sus modificaciones, cuando corresponda, en particular:
i. Copia de la escritura de constitución y de sus modificaciones;
ii. Copia de la inscripción del extracto de la escritura de constitución y de las modificaciones en el Registro de Comercio, y de las publicaciones de dichos extractos en el Diario Oficial;
iii. Certificado de vigencia de la persona jurídica, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, y
iv. Copia de escritura o de reducción a escritura pública, en la que conste la personería del representante, con certificado de vigencia de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción.
5. Declaración jurada ante notario público, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, otorgada por el representante de la persona jurídica, donde conste que no le ha sido resuelto judicialmente ningún contrato con la Administración del Estado, en los últimos dos años.
6. Certificado de la Dirección del Trabajo de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro.
7. Certificado de deuda fiscal emitido por la Tesorería General de la República, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro.
8. Declaración jurada ante notario público, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, otorgada por el representante de la persona jurídica, de que no incurre en alguna de las inhabilidades señaladas en el artículo 17°.
9. Declaración jurada ante notario público otorgada por el representante de la persona jurídica o certificado emitido por la institución correspondiente, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, en que se indiquen los Registros de Proveedores de bienes y servicios o sus equivalentes en que se encuentra inscrita en Chile, si corresponde, señalando la circunstancia de encontrarse habilitada o suspendida de dichos registros.
b) Personas naturales:
1. Indicación de los nombres y apellidos, rol único tributario, estado civil, régimen de bienes en el caso de estar casado, acompañando copia de certificado de matrimonio, domicilio comercial, correo electrónico y teléfono.
2. Cédula de identidad.
3. Declaración de inicio de actividades.
4. Declaración jurada ante notario público, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, donde conste que no se le ha resuelto judicialmente ningún contrato con la Administración del Estado, en los últimos dos años.
5. Certificado de la Dirección del Trabajo de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro.
6. Certificado de deuda fiscal emitido por la Tesorería General de la República, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro.
7. Declaración jurada ante notario público, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, de que no incurre en alguna de las inhabilidades señaladas en el artículo 17°.
8. Declaración jurada ante notario público o certificado emitido por la institución correspondiente, de fecha no anterior a 90 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, en que indique los registros de proveedores de bienes y servicios o sus equivalentes en que se encuentra inscrita en Chile, si corresponde, señalando la circunstancia de encontrarse habilitada o suspendida de dichos registros.
Artículo 13°. Antecedentes requeridos para potenciales proveedores extranjeros. Los potenciales proveedores extranjeros deberán proporcionar los siguientes antecedentes:
a) Copia de poder especial otorgado bajo las formalidades del país en que se encuentra radicado el potencial proveedor, donde conste la personería del mandatario o representante.
b) Antecedentes legales otorgados con las formalidades del país respectivo, que acrediten que el potencial proveedor se encuentra legalmente constituido e inscrito en el registro de comercio de su país de origen, cuando corresponda, y den cuenta de la facultad de representación de las personas que celebrarán los respectivos contratos por parte del potencial proveedor.
c) Nómina con identificación de las personas naturales o jurídicas que tienen la representación del potencial proveedor en Chile, y de aquellas personas que sean socios, dueños, gerentes, administradores, representantes, directores o ejecutivos de quienes tienen la representación del potencial proveedor en Chile.
d) Declaración jurada ante notario público o cónsul chileno, otorgada por el representante del potencial proveedor, de que no incurre en alguna de las inhabilidades señaladas en el artículo 17°.
e) Declaración jurada ante notario público o cónsul chileno, otorgada por el representante del potencial proveedor o certificado de la institución respectiva, en que se indiquen los registros de proveedores de bienes y servicios o sus equivalentes en que se encuentra inscrito en Chile, si corresponde, señalando la circunstancia de encontrarse habilitado o suspendido de dichos registros.
El antecedente indicado en la letra c) precedente, no será exigible al potencial proveedor extranjero cuando no cuente con representante en Chile. En este supuesto, respecto de las letras d) y e) precedentes, podrá presentarse una declaración jurada simple.
Los antecedentes señalados en el presente artículo deberán ser legalizados, tener fecha no anterior a 120 días contados desde la presentación de la solicitud de inscripción al Registro, y encontrarse traducidos oficialmente al español, cuando corresponda, salvo que estuvieren en idioma inglés, en cuyo caso no se exigirá la traducción.
Artículo 14°. Fidelidad de la información. Cualquier omisión, error o inexactitud en la información será causal de rechazo de la solicitud, sin perjuicio de la facultad de las instituciones u organismos del sector defensa de requerir antecedentes complementarios o la subsanación de omisiones, si lo estimaren oportuno, y del derecho del solicitante de volver a presentar su solicitud de incorporación.
Artículo 15°. Ficha de antecedentes. La Subsecretaría para las Fuerzas Armadas elaborará una ficha de antecedentes, que deberá ser usada en todos los Registros Especiales de las instituciones y organismos regidos por el presente Reglamento, a fin de facilitar la interacción e información entre sus sistemas y procesos de adquisición y contratación.
Artículo 16°. Obligación de actualización de antecedentes. Los proveedores deberán mantener sus antecedentes actualizados. En caso de ocurrir alguna modificación a los antecedentes aportados al Registro, éstos deberán ser actualizados en un plazo no superior a 30 días.
Para estos efectos, los proveedores deberán presentar una solicitud de modificación de antecedentes, adjuntando los documentos de respaldo que correspondan.
Párrafo 3°
Causales de inhabilidad y abstención
Artículo 17°. Causales de inhabilidad. Los potenciales proveedores, o sus representantes, estarán inhabilitados para inscribirse en los Registros Especiales de Proveedores, cuando se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:
a) Haber sido condenado por cualquiera de los delitos de cohecho contemplados en el Título V del Libro Segundo del Código Penal.
b) Registrar una o más deudas tributarias por un monto total superior a 500 unidades tributarias mensuales por más de un año, o superior a 200 unidades tributarias mensuales e inferior a 500 unidades tributarias mensuales por un período superior a dos años, sin que exista un convenio de pago vigente. En caso de encontrarse pendiente juicio sobre la efectividad de la deuda, esta inhabilidad regirá una vez que se encuentre firme o ejecutoriada la respectiva resolución.
c) Registrar deudas previsionales o de salud por más de doce meses por sus trabajadores dependientes, lo que se acreditará mediante certificado de la autoridad competente.
d) Haber presentado a los Registros Especiales de Proveedores del sector defensa uno o más documentos declarados falsos.
e) Haber sido declarado en quiebra por resolución judicial ejecutoriada.
f) Haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador.
g) Encontrarse en alguna de las circunstancias descritas en el artículo 8°, numeral 2, y en el artículo 10° de la ley N° 20.393, esto es, encontrarse sujeto a prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con los organismos del Estado.
h) Prestar servicios personales en el organismo o institución a cargo del registro respectivo, en calidad de funcionario, trabajador o contratado a honorarios.
i) Tener relación de matrimonio, adopción o parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive, con las autoridades, directivos o alto mando del organismo o institución a cargo del registro respectivo. Para efectos de información, el organismo o institución respectiva deberá identificar a las autoridades, directivos o alto mando aludido, mantener esta información actualizada en sus sitios electrónicos y comunicarla a la Subsecretaría para las Fuerzas Armadas, así como informar a ésta cualquier modificación que tuviere lugar.
j) Mantener entre sus socios, en el caso de sociedades de personas; entre sus accionistas, en el caso de sociedades en comandita y sociedades anónimas cerradas; entre sus accionistas dueños de un 10% o más del capital, en el caso de sociedades anónimas abiertas; o entre los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas, alguna persona que tenga alguno de los vínculos aludidos en las letras h) e i) anteriores.